Overige informatie

Privacyregeling en geheimhouding

Patiënten informatie wordt niet aan derden doorgestuurd of verteld zonder overleg met de orthodontist en met medeweten van de patiënt. Alle informatie blijft binnen het praktijkpand, behalve als het informatie betreft voor een specialist of huisarts, die de informatie nodig heeft voor medisch onderzoek (verwijzing).

Medische gegevens

Voor ieders veiligheid verzoeken wij u om ons te informeren omtrent (eventueel veranderde) medische bijzonderheden, zoals zwangerschap, ziektes of medicijngebruik.

Uw afspraak

Wij behandelen uitsluitend na afspraak. Indien u uw afspraak niet kunt nakomen, dient u deze minimaal 24 uur van tevoren af te zeggen, anders kunnen wij de voor u gereserveerde tijd in rekening brengen.

Betalingsvoorwaarden

Voor behandelingen boven de 150 euro krijgt u van ons vooraf een begroting.
Alle betalingen gaan via het factoring-bedrijf Payt. Informatie over de betalingsvoorwaarden vindt u op payt.nl

Klanttevredenheid

Wij meten met regelmaat de klanttevredenheid om op de hoogte te blijven van uw wensen en behoeften. Vanzelfsprekend kunt u deze ook melden bij de balieassistente en/of de orthodontist.

Meningsverschil

Indien u een meningsverschil heeft met de orthodontist en denkt dat de orthodontist aantoonbaar in gebreke is gebleven, zonder dat u dat samen heeft kunnen oplossen, dan kunt u zich richten tot de KNMT (Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Tandheelkunde) en om bemiddeling vragen.

Privacyverklaring AVG

Onze praktijk verwerkt persoonsgegevens en medische gegevens. Wij willen u hierover graag
duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij u antwoord op de
belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens en medische gegevens. Wij
gebruiken bepaalde termen in deze privacyverklaring. Hieronder leest u wat wij met een aantal van
deze termen bedoelen:
Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen, bijvoorbeeld uw naam en
adres, maar ook uw e-mailadres.
Medische gegevens: informatie die, direct of indirect, betrekking heeft op de gezondheid of
lichamelijke en/of geestelijke gesteldheid van een patiënt en gegevens die omtrent een patiënt in het
dossier van een arts zijn genoteerd.
Verwerken: het verzamelen, opslaan en verwijderen van persoonsgegevens en medische gegevens
uit onze systemen.
1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens en medische gegevens?
Van mensen die bij ons werken en door ons worden of zijn behandeld
2. Wie verwerkt de persoonsgegevens en medische gegevens?
Medewerkers van onze praktijk verwerken uw persoonlijke en medische gegevens. Daarnaast
verwerkt onze partner in facturatie persoonsgegevens. Zie hiervoor ook § 8 van deze verklaring.
3. Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
– Om een relatie met u te kunnen aangaan
Als u patiënt bij ons wilt worden hebben wij persoonsgegevens nodig. Bijvoorbeeld uw
telefoonnummer en e-mailadres om u te kunnen informeren bij eventuele wachtlijsten.
– Om de relatie met u te onderhouden
Als u patiënt van ons bent, willen wij u goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij
persoonsgegevens. Wij gebruiken uw naam, adresgegevens en e-mailadres bijvoorbeeld om contact
te onderhouden.

– Voor promotie- en marketingdoeleinden
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld
om u te informeren over ontwikkelingen in onze praktijk die mogelijk interessant voor u zijn of om
beter op uw wensen te kunnen inspelen. Denkt u hierbij aan onze nieuwsbrief.
– Om wettelijke verplichtingen na te komen
Wij moeten op basis van bepaalde (internationale) wet- en regelgeving gegevens over u verzamelen,
bijvoorbeeld voor het voeren van administratie, patiëntendossier en de bijbehorende bewaarplicht
hiervan.

– Voor archiefdoeleinden
Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde
doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog
bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat de gegevens alleen nog maar voor statistische
doeleinden worden gebruikt.
4. Met welk doel verwerken wij medische gegevens?
Wij verwerken medische gegevens voor de volgende doeleinden:
– Om de behandeling doelgericht en doelmatig te laten verlopen
Wij verzamelen en registreren medische gegevens naar aanleiding van uw hulpvraag, medische
achtergrond, onderzoek en verloop van de behandeling in uw patiëntendossier. Een en ander ook
volgens de wet inzake geneeskundige behandelovereenkomst
– Om onze kwaliteit van handelen te verbeteren
Wij verzamelen medische gegevens om middels intercollegiale intervisie en evaluatie onze kwaliteit
van handelen te verbeteren.
– Om verantwoording af te leggen naar patiënten en/of hun vertegenwoordigers en IGJ
Wij verzamelen medische gegevens waardoor ons handelen transparant en inzichtelijk wordt, om
aan te tonen waarom wij behandeld hebben en om het resultaat van de behandeling weer te geven.
5. Doorgifte aan derden
Wij zullen de verzamelde persoonsgegevens en medische gegevens nooit aan derden verstrekken,
tenzij met uw uitdrukkelijke toestemming. Bijvoorbeeld naar specialisten naar waar wij patiënten
doorverwijzen.
6. Bewaartermijn
De persoonsgegevens en medische gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor
het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. Het bewaartermijn voor de administratieve
persoonsgegevens bedraagt op dit moment 7 jaar. Het bewaartermijn voor de medische gegevens
bedraagt op dit moment 15 jaar.
7. Wilt u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens en/of medische gegevens?
U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens en medische gegevens die over u zijn
verwerkt bij ons. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het
niet nodig dat zij zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering bij
ons indienen.
Wettelijke bepalingen kunnen ertoe leiden dat bepaalde medische gegevens niet verwijderd mogen
worden. In dat geval blijven alleen uw gegevens met betrekking tot uw geboortedatum en uw
geslacht bewaard.
8. Hoe worden uw persoonsgegevens en medische gegevens bij ons beschermd?
– Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend (ook beroepsmatig)
waarbij zij verklaren uw persoonsgegevens of medische gegevens niet zonder uw uitdrukkelijke
toestemming met anderen te delen.

– Alle partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens of medische gegevens verwerken hebben
aan ons een verklaring verschaft waaruit blijkt dat verwerking wordt uitgevoerd volgens de eisen van
de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Een zogenaamde verwerkerverklaring.
– Alle verzamelde persoonsgegevens en medische gegevens worden bij ons digitaal opgeslagen.
Middels antivirussoftware en firewalls worden opgeslagen gegevens beschermd tegen mogelijke
digitale criminaliteit.
– Middels zorgvuldig toegekende rechten hebben onze medewerkers alleen toegang in onze
systemen tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun functioneren. Zij kunnen alleen door gebruik
van een unieke gebruikersnaam en wachtwoord toegang krijgen tot de gegevens waarvan zij rechten
hebben om in te zien en te verwerken.
– Al onze computers zijn zo ingesteld dat beeldschermen na twee minuten inactiviteit op een
“screensaver” overschakelen. Hierdoor wordt voorkomen dat gegevens onbedoeld zichtbaar zijn.
– Voor het digitaal verzenden van persoonsgegevens en medische gegevens maken wij gebruik van
een beveiligd e-mailprogramma, te weten: zorgmail.
9. Wat gebeurt er met verzamelde data van onze toezichtcamera’s?
Met onze toezichtcamera’s willen wij waken over uw en onze eigendommen en veiligheid.
Verzamelde data (camerabeelden) worden niet langer dan 48 uur bewaard. Daarna worden ze
automatisch uit onze dataopslag verwijderd.
10. Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over de verwerking van uw
persoonsgegevens en medische gegevens?
Neemt u dan even contact op. Onze manager beantwoordt u vragen graag.